به گزارش نقطه تسلیم، مدیریت، رسالت و مسئولیت اداره یک سازمان را بر عهده دارد، این رسالت ممکن است در یک سازمان دولتی، خصوصی و یا تعاونی باشد که شامل تولید محصولات و ارائه خدمات است.
نظریه پردازان مدیریت، ابزارها و روشهای مختلفی برای بهتر اداره کردن سازمانها توسعه داده‌اند؛ این ابزارها و روشها برای این است که سازمان در مسیر ماموریت تعریف شده حرکت کرده و به اهداف تعریف شده برسد.
یکی از این روشها بهینه کاوی است؛ بهینه کاوی معادل فارسی واژه بنچمارکینگ (Benchmarking) است، این روش بیشتر در صنعت مورد استفاده قرار گرفته و در سازمانهای دولتی کمتر از آن استفاده شده است، در این یادداشت نگاهی کوتاه به این روش و کاربردهای آن در سازمانهای دولتی کشور خواهیم داشت:
فعالیت‌های بهینه کاوی از سال‌های ۱۹۴۰ بنا نهاده شد، در این زمان دولت ها به مهندسی معکوس تجهیزات نظامی پرداختند، در سـال هـای ۱۹۵۰ و ۱۹۶۰، صنایع ژاپنی از کارخانه‌های آمریکایی بازدید کردند تا با روش های تولید انبوه آشنا شوند.
در سال ۱۹۷۰، شرکت زیراکس از سازمان های پیش رو، برای کشف سطوح عملکردشان بازدید کرد و هر کجا که امکان داشت به چگونگی دستیابی به سطوح عملکردیشان پی برد.
از آن زمان به بعـد استفاده و کاربردهای بهینه کاوی به سرعت رشد کرد و سازمان های مختلفی به دلایل مختلف و با اهداف متنوع اقدام به بهینه کاوی کردند که برای نمونه می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد شبکه ای از انسان های هم فکر
- نیاز به بهره وری و کاهش هزینه های جاری و عملیاتی سازمان ها
- برای ارتقای فرهنگ بهبود
- میان بری برای فرآیند بهبود
- محرکی برای بهبود و توسعه
- حل مسائل خاص
راهنمای انجمن بهره وری آسیایی بهینه کاوی را یک ابزار تعالی کسب و کار برای یافتن، اقتباس و پیاده سازی تجربیات برتر در سازمان در جهـت دستیابی به عملکرد برتر تعریف کرده است.
این روش با فراهم نمودن ساختاری برای سازمان ها که در آن چگـونگی فعالیـت بهتـرین سـازمان هـا مشخص شده و تشخیص وجوه تمایز سازمان موجود با آن‌ها، نحوه پرکردن شکاف‌های موجود میان وضعیت کنونی و وضـعیت مطلـوب و در نتیجه، ارتقای بهره وری را نشان می دهد.
بهینه کاوی در مدیریت سازمانهای دولتی
در مبحث بهبود مدیریت سازمانهای دولتی در کشور، سال‌های سال است که مرکز آموزش مدیریت دولتی و یا به عبارتی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور اقداماتی را انجام داده است؛ این اقدامات از جمله آموزش‌های مدیران، ارزشیابی مدیران، برنامه های تحول اداری، نظام‌های بهبود مدیریت از جمله استاندارهای ایزو، نظام پیشنهادات، مدیریت فرایندها و صدها روش و چارچوب متنوع بوده که برای بهتر شدن مدیریت سازمانهای دولتی ارائه و ابلاغ کرده است.
اما موضوعی که کمتر بدان پرداخته شده استفاده از تجربیات سایرین در موضوعات مشابه است؛ یک مدیر توانمند به ویژه در یک دستگاه دولتی که به نوعی متولی امور شهروندان نظام اسلامی است، نه تنها در برابر دولت بلکه در برابر شهروندان نیز باید پاسخگو باشد.
مدیر و مسئول یک دستگاه دولتی در یک نظام اسلامی نماینده حکومت اسلامی است، حکومتی که برای حفظ آن خون‌های زیادی تقدیم آرمان‌های مقدس اسلامی شد، حدود ۳۰۰ هزار شهید تنها در دفاع مقدس خون خودشان را تقدیم نظام و انقلاب کردند؛ با توجه به اهمیت مسئولیت در یک جایگاه دولتی مدیر نظام اسلامی باید تمام سعی و تلاش و فکر خود را برای بهتر اداره کردن سازمان تحت مدیریت خود به منصه ظهور بگذارد.
به کرات دیده شده است که در دستگاههای دولتی به دلیل عدم تجربه مناسب و یا فقدان شایستگی مدیران منابع مهم دولت که به نوعی بیت المال محسوب می‌شود، تلف شده است؛ این منابع شامل منابع مادی و غیرمادی است؛ یک مدیر دولتی میتواند در هر امری از بینه کاوی استفاده کند؛ بهینه کاوی میتواند در بهبود فرایندهای کاری، تصمیم سازی و تصمیم گیری‌ها، خط مشی گذاری، مدیریت منابع انسانی، انتخاب مدیران، تخصیص بودجه، روشهای نظارت و کنترل، آیین نامه‌ها، بخشنامه‌ها و هر موضوعی که تحت مدیریت یک اداره کننده ارگان دولتی باشد، استفاده کند.
متاسفانه در کشورمان برخی مدیران دستگاههای دولتی نه تنها ایده ای جدید برای مدیریت ندارند، بلکه کسر شان خود می‌دانند که از تجربیات سایر مدیران از جمله مدیران سابق و مدیر فعلی هم رتبه در سایر دستگاه‌ها و ارگان‌ها استفاده کنند.
مدیر یک دستگاه دولتی میتواند از تجربه مدیران قبلی بهینه کاوی کند و یا از تجربه مدیران فعلی استفاده کند؛ همچنین این امر با توجه به میزان کلیدی بودن امور و پروژه های در دست مدیران مورد استفاده قرار گیرد، بعنوان مثال مدیریت شهری میتواند از تجارب شهرداران در سایر شهرهای کشور برای ارائه خدمات بهتر شهری استفاده نماید و نیز میتواند از تجربه سایر شهرداران شهرها در اقصی نقاط جهان برای بهبود مدیریت شهر بهره مند شود. این امر به زبان ساده همان ضرب المثل معروف “تجربه را تجربه کردن خطاست” می‌باشد. متاسفانه در کشورمان برخی مدیران دستگاههای دولتی نه تنها ایده ای جدید برای مدیریت ندارند، بلکه کسر شان خود می‌دانند که از تجربیات سایر مدیران از جمله مدیران سابق و مدیر فعلی هم رتبه در سایر دستگاه‌ها و ارگان‌ها استفاده کنند.
خلاصه آن که بهینه کاوی امری رایج در مدیریت سازمانها در دنیاست که در ایران بیشتر در صنعت بکار گرفته می‌شود.
بکارگیری بهینه کاوی در دستگاههای دولتی میتواند نرخ مطلوبیت و عقلانیت تصمیم‌های مدیران دستگاههای دولتی را افزایش دهد، همچنین دولت میتواند با ایجاد یک نظام بهینه کاوی در دولت و با رویکرد تسهیم دانش دستگاههای دولتی تجربیات مشترک مدیران را به اشتراک گذاشته و نرخ آزمون و خطا در عرصه مدیریت دستگاههای دولتی را کاهش دهد.
پژوهشگر حوزه مدیریت و کارآفرینی، خبرنگار
