به گزارش نقطه تسلیم، استاندار قزوین در روز سه‌شنبه ۱۹ آبان ماه، در نشست صمیمی با جوانان برگزیده استان اظهار داشت که مدیریت استان آمادگی دارد از ایده‌ها و ظرفیت‌های جوانان برای حل مسائل و شتاب بخشی به توسعه استفاده کند که نخستین ایده، از طریق همین رسانه، تقدیم محضرتان می‌شود.
البته پیش از طرح آن، بد نیست یادآوری کنم که اینجانب قریب به ۶۰ سال سن دارم و به لحاظ سن تقویمی، دیگر جوان محسوب نمی‌شوم؛ اما به لحاظ سن ذهنی و فکری، همچنان خود را جوان، پویا و مشتاق اندیشیدن و مشارکت در حل مسائل جامعه می‌دانم.
همانطور که مستحضرید، یکی از پرسش‌های اساسی در اقتصاد توسعه این است که دولت‌ها و نظام‌های اجرایی چگونه می‌توانند با منابع محدود، بیشترین دستاورد توسعه‌ای را برای جامعه فراهم کنند؟ به بیان دیگر، چگونه می‌توان از منابع مالی، انسانی، زمانی و کارشناسی موجود، بهترین بهره را گرفت؟
اقتصاد توسعه، در کنار سایر دانش‌های مرتبط با توسعه، برای پاسخ به این پرسش، ما را به تامل در چهار موضوع مهم و به‌هم‌پیوسته فرامی‌خواند؛ موضوعاتی که به نظر می‌توانند مبنای بازاندیشی در شیوه مدیریت و اداره امور استان قزوین نیز قرار گیرند:
۱. نخست بدانیم چه کارهایی باید انجام شود؛ یعنی اثربخشی را جدی بگیریم
همانطور که می دانید، اثربخشی (Effectiveness) به زبان ساده، یعنی «انجام دادن کارهای درست» پیش از آنکه درباره چگونگی اجرای فعالیتهای یک دستگاه اجرایی صحبت شود، باید دانست اساسا چه کارهایی باید در دستور کار آن دستگاه قرار گیرد.
این موضوع، در درجه نخست، مستلزم شناسایی دقیق مسائل و تعیین ماموریت‌های واقعی هر دستگاه و سپس اولویت‌بندی آن‌هاست؛ به عبارت دیگر، باید مشخص شود هر دستگاه برای حل کدام مسائل، چه مسئولیت‌هایی دارد و از میان فعالیتهای متعدد خود، کدام‌یک را باید در اولویت قرار دهد.
جناب آقای استاندار، به نظر حضرتعالی آیا این حجم از فعالیتهای متعدد و متنوعی که برای هر دستگاه تعریف کرده‌اند، و هر ساله نیز با دقت توسط دبیرخانه جشنواره شهید رجایی (در گفتاری مستقل از منظر جامعه شناسی سازوکار جشنواره شهید رجایی نقد و بررسی خواهد شد) رصد، پایش و رتبه بندی می شود، واقعا ضرورت دارد؟
سردرگمی دستگاه‌ها زمانی بیشتر خود را نشان می‌دهد که فاقد بینش سیستمی باشند و نتوانند مجموعه خود را به دلیل وجود فعالیتهای متعدد، متنوع و درهم تنیده بطور منتظم و روشمند مدیریت نمایند.
حال اگر به هر دلیل درست و نادرستی نمی‌توان حجم فعالیتهای دستگاه‌های اجرایی را استاندارد و منطقی کرد، با ورود پررنگ جنابعالی می‌توان قانون ۸۰-۲۰ پارتو را در دستور کار دستگاه ها قرار داد.
این قانون، در کاربرد مدیریتی خود، به ما یادآوری می‌کند که معمولا بخش کوچکی از عوامل و اقدامات، سهم بزرگی در نتایج و دستاوردها دارند؛ بنابراین، همه فعالیت‌ها از نظر اهمیت و اثرگذاری، وزن یکسانی نخواهند داشت.
برای مثال، در شرایطی که همواره میان اعتبارات مصوب دستگاه‌ها و منابع مالی تخصیص‌یافته به آنها فاصله وجود دارد و کشور نیز در حال حاضر با محدودیت‌های اقتصادی و شرایط پیچیده نه جنگ – نه صلح ، مواجه است، آیا منطقی است که دستگاه‌های اجرایی همه فعالیتهای خود را با یک درجه از اهمیت دنبال کنند؟ طبیعتا خیر!
باید آن دسته از فعالیت‌ها شناسایی و در اولویت اجرا قرار گیرند که بیشترین سهم را در حل مسائل واقعی جامعه، بهبود کیفیت زندگی مردم و تحقق مأموریت‌های دستگاه مربوطه دارند.
در مقابل، باید از صرف منابع و انرژی سازمانی برای فعالیتهای نمایشی، حاشیه‌ای، کم‌اثر، اضافی و صرفا دهن و ذهن پرکن که دستاورد ملموسی برای جامعه و جمعیت هدف دستگاه ندارند، پرهیز کرد.
بنابراین، انتظار می‌رود، شخص جنابعالی با محوریت دستگاه‌های مسئول برنامه‌ریزی، برای هر دستگاه اجرایی به‌طور مشخص تعیین کنید که چه کارهایی باید انجام شود و اولویت واقعی آنها چیست.
۲. بدانیم هر کار را در چه زمانی باید انجام دهیم؛ یعنی زمان‌شناسی در مدیریت توسعه
صرف شناسایی کارهای درست و اولویت‌دار کافی نیست؛ زمان انجام آنها نیز اهمیت دارد؛ برخی اقدامات، اگر در زمان مناسب انجام شوند، می‌توانند آثار و نتایج قابل‌توجهی به همراه داشته باشند؛ اما اگر به تاخیر بیفتند، ممکن است اثربخشی خود را از دست بدهند یا حتی هزینه‌های بیشتری به جامعه تحمیل کنند.
از این رو، هر دستگاه باید متناسب با ماموریت‌ها و اولویت‌های خود، زمان مناسب اجرای هر فعالیت را نیز مشخص کند.
۳. توالی درست کارها را رعایت کنیم؛ یعنی به هم‌افزایی و پرهیز از موازی‌کاری احترام بگذاریم
در نظام اجرایی، گاهی مشکل این نیست که کاری انجام نمی‌شود؛ مشکل این است که کارها با ترتیب و منطق درستی انجام نمی‌شوند.
بعضی فعالیت‌ها باید مقدم بر فعالیتهای دیگر باشند و برخی نیز تنها زمانی معنا و اثربخشی پیدا می‌کنند که اقدامات پیش‌نیاز آنها انجام شده باشد.
برای مثال، نمی‌توان بدون شناخت دقیق مسئله و نیاز جامعه هدف، برای آن برنامه‌ریزی کرد؛ نمی‌توان بدون فراهم کردن زیرساخت‌های لازم، انتظار تحقق یک طرح اقتصادی را داشت و نمی‌توان بدون هماهنگی دستگاه‌های مرتبط، از اجرای موفق برنامه‌های چندبخشی سخن گفت.
رعایت تقدم و تاخر منطقی فعالیت‌ها، تقسیم کار روشن، هم‌افزایی ظرفیت‌ها و پرهیز از موازی‌کاری، از الزامات مدیریت اثربخش است.
این موضوع باید در همه حوزه‌های فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، اقتصادی، زیست‌محیطی، شهری، روستایی، صنعتی و کشاورزی مورد توجه قرار گیرد.
۴. بدانیم کارها را چگونه انجام دهیم؛ یعنی کارآیی را جدی بگیریم
کارآیی (Efficiency) یعنی «درست انجام دادن کارها»؛ اگر اثربخشی به ما می‌گوید چه کاری را باید انجام دهیم، کارآیی به ما می‌گوید آن کار را چگونه انجام دهیم تا با صرف منابع کمتر، اتلاف حداقلی و کیفیت مناسب‌تری به نتیجه برسیم.
ممکن است یک دستگاه اجرایی، فعالیتی را در راستای ماموریت خود انتخاب کند و حتی آن را در زمان مناسبی نیز به اجرا بگذارد؛ اما اگر در فرآیند اجرا، منابع مالی، وقت کارکنان، توان کارشناسی و ظرفیت‌های سازمانی به درستی مدیریت نشوند، نمی‌توان گفت آن دستگاه کارآیی لازم را داشته است.
برای مثال، وقتی چند دستگاه اجرایی، بدون تقسیم کار روشن و هماهنگی لازم، فعالیتهای مشابهی را دنبال می‌کنند، نه تنها بخشی از اعتبارات و ظرفیت‌های کارشناسی هدر می‌رود، بلکه زمان نیز از دست می‌رود و گاهی نتیجه نهایی به مراتب کمتر از آن چیزی خواهد بود که با همان منابع و از طریق همکاری و هم‌افزایی قابل دستیابی بود.
بنابراین، کارآیی یعنی استفاده درست از منابع، اصلاح روش‌های اجرا، حذف هزینه‌های زائد، جلوگیری از دوباره‌کاری و بهره‌گیری مناسب از ظرفیت‌های موجود.
سخن پایانی:
آنچه گفته شد، چهار موضوع جدا از یکدیگر نیستند؛ بلکه حلقه‌های یک زنجیره مدیریتی و توسعه‌ای هستند:
نخست، انتخاب کارهای درست (اثربخشی)؛ دوم، اولویت‌بندی آنها بر اساس میزان اثرگذاری (منطق ۸۰-۲۰ پارتو)؛ سوم، تعیین زمان مناسب و توالی منطقی اجرای آنها ( هم افزایی)؛ و چهارم، انجام درست و با صرفه کارها (کارآیی)
اگر این چهار موضوع به‌درستی در نظام مدیریت استان مورد توجه قرار گیرند، می‌توان امیدوار بود که دستگاه‌های اجرایی به‌جای پراکنده‌کاری و انباشت فعالیت‌ها، بر حل مسائل واقعی استان متمرکز شده‌اند و از منابع محدود موجود، دستاوردهای بیشتری برای مردم فراهم می آورند.
به نظر، یکی از نخستین اقدامات عملی در این مسیر می‌تواند این باشد که با دستور مستقیم استاندار قزوین، دستگاه‌های اجرایی استان مامور شوند فهرست فعالیتهای خود را بازنگری کنند؛ مشخص سازند کدام فعالیت‌ها واقعا ضروری و اثربخش‌‌اند، کدام‌یک در اولویت قرار دارند، چه زمانی باید اجرا شوند و چگونه می‌توان آنها را با کمترین اتلاف منابع به انجام رساند.
این کار، اگر به یک فرآیند واقعی و مستمر مدیریتی تبدیل شود، می‌تواند نقطه عزیمت مناسبی برای حرکت استان قزوین به سمت بهره‌وری و مدیریت توسعه‌محور باشد.
فراموش نکنیم که توسعه، لزوما محصول بیشتر کار کردن، بیشتر هزینه کردن و بیشتر فعالیت کردن نیست؛ گاهی محصول درست انتخاب کردن، درست اولویت‌بندی کردن و درست انجام دادن است.
جناب آقای استاندار، شما از ظرفیت ایده‌ها و اندیشه‌ها سخن گفتید و این هم نخستین ایده؛ حالا نوبت میدان عمل است که در حیطه اختیارات شماست./
کارشناس ارشد مدیریت توسعه از دانشکده علوم اجتماعی دانشگاه تهران
